Mình đoán, đây có thể là một trong những băn khoăn lớn nhất của bất kỳ ai khi bắt đầu nảy ra ý định viết sách.

Trong thời đại công nghệ hiện tại, AI có thể hỗ trợ rất mạnh mẽ cho nhiều công đoạn sáng tạo. Hay ngay cả khi bạn lựa chọn hợp tác với một đơn vị làm sách hoặc một người chấp bút chuyên nghiệp, chúng ta đều phải thừa nhận một thực tế. Đó là để hoàn thành một cuốn sách chất lượng, người đứng tên tác giả bắt buộc phải đầu tư về mặt thời gian. 

Thế nhưng, những tác giả của mình là ai? Họ thường là các chủ doanh nghiệp hay chuyên gia một lĩnh vực nào đó. Điểm chung của họ là lịch trình luôn kín mít.

Vậy nếu bạn cũng là một trong số đó, thì liệu giấc mơ sở hữu một cuốn sách cho riêng mình có phải gác lại?

Các tác giả của mình thực sự bận đến mức nào?

Để bạn dễ hình dung, mình xin kể vài câu chuyện thực tế từ chính những tác giả mà mình đang làm việc cùng.

Gần đây nhất, mình đồng hành cùng một doanh nhân siêu bận rộn. Lịch trình ban ngày của anh kín tới mức không thể xếp nổi một khoảng trống nào để họp với mình. Sau nhiều lần cân nhắc, hai anh em chốt lịch làm việc cố định vào khung giờ 19h30 – 21h00 tối thứ Tư hàng tuần.

Có những hôm, cuộc họp tối với mình là cuộc trò chuyện sâu thứ 7 trong ngày của anh. Điều đó có nghĩa là anh đã dành phần lớn năng lượng cho 6 cuộc gặp trước đó, để rồi đến cuối ngày vẫn tiếp tục mở Google Meet ngồi trao đổi với mình thêm một tiếng rưỡi. Mình đoán có thể cuộc họp thứ 6 chỉ vừa kết thúc trước đó 5 phút. Và cũng có những hôm, chỉ 10 phút trước giờ hẹn, anh đành nhắn tin báo dời sang ngày hôm sau vì một công việc đột xuất không thể trì hoãn.

Còn các tác giả khác thì sao? Hầu hết tác giả của mình đều là chủ doanh nghiệp. Dân trong nghề hay nói vui với nhau rằng “làm chủ” tức là làm cả Chủ Nhật. Đó không hẳn là câu nói đùa mà là thực tế trần trụi – việc vận hành một công ty tiêu tốn gần như toàn bộ quỹ thời gian cá nhân. Một nhóm tác giả khác là các chuyên gia, giảng viên đại học hay nhà huấn luyện. Lịch trình có thể không dồn dập như giới doanh chủ, nhưng họ cũng chật vật không kém để sắp xếp thời gian cho dự án sách.

Tóm lại, những người tìm đến giải pháp chấp bút hầu như không có ai thảnh thơi. Và đó cũng chính là một trong những lý do lớn nhất khiến họ cần đến mình.

Ảnh: Ivan S (pexels) 

Rốt cuộc, bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho một cuốn sách?

Thực ra, cảm giác “ngộp” thường xuất hiện khi chúng ta đối mặt với một mục tiêu quá mơ hồ. Khi nghĩ đến chuyện viết sách, người ta hay hình dung về hàng tháng trời họp hành, rồi cong lưng đọc và chỉnh sửa hàng trăm trang bản thảo. Nhưng nếu định lượng nó thành những con số cụ thể, bài toán này sẽ dễ thở hơn rất nhiều.

Dựa trên kinh nghiệm thực tế qua các dự án chấp bút, mình đúc kết một khung thời gian tiêu chuẩn kéo dài khoảng 3-4 tháng cho giai đoạn sáng tác bản thảo (chưa tính 2 tháng hậu kỳ), bao gồm khoảng 15 buổi họp làm việc trực tiếp:

• 3 buổi họp định hướng ban đầu nhằm xác định mục tiêu, cấu trúc tổng quan, thông điệp cốt lõi và phong cách ngôn ngữ của cuốn sách. 
• 8 buổi họp khai thác nội dung chi tiết để phỏng vấn sâu từng chương, tìm kiếm các câu chuyện, bài học và tư liệu thực tế từ tác giả. 
• 4 buổi họp chỉnh sửa bản thảo và hoàn thiện nhằm đọc duyệt, tinh chỉnh văn phong và thống nhất các khâu hậu kỳ.

Tính trung bình, mỗi buổi họp kéo dài khoảng 1,5 tiếng với tần suất 1 buổi/tuần. Tổng thời gian làm việc trực tiếp giữa tác giả và người chấp bút rơi vào khoảng 24 đến 25 giờ, trải dài trong 3-4 tháng. Sau giai đoạn này, bản thảo thô đã cơ bản hoàn thành, tác giả gần như không cần họp thêm mà chỉ trao đổi ngắn qua nhóm chat.

Như vậy, bạn cần dành ra khoảng 1,5-3 tiếng mỗi tuần cho dự án sách. Con số này sẽ có thay đổi tuỳ theo tính chất của từng dự án, tính cách của từng tác giả và tuỳ vào từng giai đoạn. Nếu có thể dành ra được tối thiểu 2 tiếng mỗi tuần cho dự án, bạn có thể tương đối an tâm rằng việc viết sách nằm trong tầm tay.

Ảnh: Tara Winstead (pexels)

Bận lịch trình hay “bận” tâm lý?

Trong quá trình làm việc, mình nhận ra một điều quan trọng: Không phải lúc nào lời cáo bận của tác giả cũng xuất phát từ việc công việc cá nhân bị quá tải. Có một câu nói rất hay rằng nếu một việc bạn không thể làm khi bận, thì nhiều khả năng lúc rảnh rỗi bạn cũng sẽ không làm. Khi một tác giả liên tục hoãn lịch, quên “làm bài tập” hoặc tỏ ra ngần ngại khi mở file bản thảo, chữ “bận” lúc này thường là một cái cớ vô thức. Lý do thực sự nằm ở sự sa sút về năng lượng tâm lý ngay trên hành trình viết sách.

Giai đoạn đầu, ai cũng bước vào dự án với sự hào hứng tràn đầy. Nhưng sau 1 đến 2 tháng duy trì nhịp độ họp, trả lời phỏng vấn và đào sâu ký ức mỗi tuần, tác giả bắt đầu thấm mệt. Họ cảm thấy việc viết sách sao mà tốn sức quá. Sự kiệt sức về mặt tinh thần khiến họ rơi vào trạng thái bế tắc, không biết phải nói gì tiếp theo, hoặc cảm thấy ngợp trước dung lượng công việc còn dở dang. Thêm vào đó là cảm giác hoài nghi “Liệu mình có thực sự cần ra cuốn sách này không?” và sau đó là cảm giác lo âu khi nghĩ đến ngày mình bước lên chiếc bục sân khấu trong buổi ra mắt sách. Khi sự mệt mỏi và nản lòng xuất hiện, phản ứng tự nhiên của con người là tìm cách né tránh. Và lý do hợp lý, chính đáng nhất chính là: “Dạo này tôi bận quá”.

Khi quan sát các dự án từng thực hiện, mình phát hiện hầu như tác giả nào cũng trải qua 4 giai đoạn năng lượng rất đặc trưng: 

• Đầu tiên là giai đoạn hào hứng khởi đầu, nơi năng lượng dồi dào, họp đúng giờ và đầy ắp kỳ vọng. 
• Tiếp theo là giai đoạn bắt đầu thấm mệt, khi nhịp độ làm việc hàng tuần bắt đầu tạo áp lực. 
• Sau đó dự án thường rơi vào giai đoạn chùng xuống và bế tắc. Đây chính là thời điểm tác giả dễ nản thật sự, cảm thấy kiệt sức và lấy lý do quá bận để tạm dừng. 
• Cuối cùng là giai đoạn Hồi sinh năng lượng, khi nhìn thấy khung bản thảo hoàn chỉnh hiện ra, cảm xúc tự hào quay trở lại và tác giả bứt phá về đích. 

| Đọc thêm: Chấp bút sách: Làm gì khi tác giả có dấu hiệu kiệt sức?

Nghiệm lại thì không chỉ viết sách, bất kỳ hành trình giá trị nào trong cuộc đời chúng ta cũng đều có những nhịp “đi tàu lượn cảm xúc” như vậy. Hiểu được điều này giúp mình nhận diện đúng nguyên nhân đằng sau chữ “bận” của tác giả để có cách đồng hành phù hợp, thay vì chỉ đơn thuần nhìn vào lịch trình bề nổi.

Người chấp bút giải bài toán thời gian cho tác giả như thế nào?

Thấu hiểu và đồng cảm thôi chưa đủ. Với vai trò là một đối tác chuyên nghiệp, nhiệm vụ của mình là thiết kế một quy trình làm việc linh hoạt tối đa, dựa trên đúng nhịp sinh học và quỹ thời gian của tác giả để bảo vệ 2 tiếng quý giá mỗi tuần của tác giả.

Thiết lập vị thế đồng hành và quản trị quy trình

Mình không nhìn nhận công việc này dưới tâm thế “chiều chuộng” hay thụ động chờ đợi tác giả. Trái lại, mình xem đây là sự hợp tác bình đẳng của hai người trong cùng một team. Người chấp bút không chỉ gõ máy tính thuê, mà là người quản trị tiến độ, điều phối năng lượng và giữ nhịp cho dự án, đặc biệt là khi tác giả bước vào giai đoạn bị tụt năng lượng.

Ngay từ đầu, mình chuẩn bị sẵn phương án cho mọi tình huống phát sinh do lịch trình của tác giả. Sự linh hoạt nằm ở cách mình điều chỉnh quy trình phù hợp với thực tế, chứ không phải sự thỏa hiệp dễ dãi làm ảnh hưởng đến chất lượng cuốn sách.

Chủ động tối ưu hóa từng phút làm việc

Để tác giả chỉ cần bỏ ra 1,5-3 tiếng mỗi tuần mà vẫn thu về hiệu quả cao nhất, mình chủ động gánh phần lớn khối lượng công việc chuẩn bị ở phía sau:

• Tối ưu hóa khâu chuẩn bị: Mình có thể dành 5 đến 6 tiếng để đào xới đống tư liệu thô, phân tích tài liệu sẵn có và lên cấu trúc câu hỏi chi tiết. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp 1,5 tiếng họp của tác giả trở nên tập trung, đúng trọng tâm và khai thác được tối đa chất liệu chất lượng.
• Chủ động hóa thu thập tư liệu: Nếu tác giả không có thời gian ghi âm trả lời câu hỏi, mình sẽ tự tìm kiếm trong các bài viết, bài giảng hay video cũ của họ để trích xuất thông tin.
• Giảm tải áp lực đọc duyệt: Thay vì gửi một file Google Doc dài hàng trăm trang gây ngợp, mình sẽ giải thích cấu trúc bản thảo, đề xuất lộ trình đọc theo từng phần nhỏ, hoặc trực tiếp rà soát cùng tác giả ngay trong buổi họp.
• Linh hoạt phương thức kết nối: Mình sẵn sàng sắp xếp các buổi trao đổi vào đầu giờ sáng, giữa trưa hay buổi tối, online hoặc gặp trực tiếp tại địa điểm thuận tiện cho tác giả, miễn là khung giờ đó giúp tác giả có được trạng thái tinh thần tốt nhất.

Ảnh: Katia Miasoed (pexels)

Tác giả cần chuẩn bị gì để 2 tiếng mỗi tuần đạt hiệu quả tối đa?

Sự đồng hành của một người chấp bút chuyên nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm 80% công sức, nhưng 20% còn lại – hạt nhân tri thức và tư tưởng của cuốn sách – vẫn bắt buộc phải đến từ chính bạn. Để hành trình này diễn ra nhẹ nhàng và hiệu quả nhất, có 3 điều bạn nên chuẩn bị:

1. Xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu

Bạn viết cuốn sách này để đóng gói tài sản trí tuệ, xây dựng thương hiệu cá nhân, làm bàn đạp phát triển doanh nghiệp hay kể lại câu chuyện đời mình? Mục tiêu càng rõ ràng, ngọn lửa động lực sẽ càng khó bị dập tắt khi bạn gặp những đoạn dốc mệt mỏi.

2. Bình thản đón nhận những đoạn chùng cảm xúc

Hãy biết trước rằng sẽ có những tuần bạn cảm thấy mỏi mệt hoặc muốn tạm dừng. Khi coi đó là một phần tất yếu của hành trình viết sách, bạn sẽ đối mặt với nó một cách nhẹ nhàng thay vì cảm thấy tội lỗi hay lấy cớ né tránh.

3. Cởi mở và chia sẻ thẳng thắn với người đồng hành

Nếu bạn thấy mệt hay cảm thấy người viết chưa bắt đúng “thần thái” của mình ở một chương nào đó, hãy trao đổi ngay. Sự thẳng thắn giúp hai bên nhanh chóng tinh chỉnh lại ngôn ngữ và cách phối hợp, đảm bảo cuốn sách ra đời đúng là sản phẩm mang đậm dấu ấn cá nhân của bạn.

Lời kết

Viết một cuốn sách chưa bao giờ là việc dễ dàng, bởi đó là quá trình đóng gói cả một tài sản trí tuệ và trải nghiệm sống của một con người. Thế nhưng, nó cũng không phải là mục tiêu vượt quá tầm tay chỉ vì bạn quá bận rộn.

Bạn không cần phải đợi đến khi công việc hoàn toàn rảnh rỗi mới có thể bắt đầu, vì thực tế ngày đó có thể sẽ không bao giờ đến. Điều bạn thực sự cần là một mục tiêu rõ ràng, một sự cam kết nhỏ nhưng đều đặn khoảng 2 tiếng mỗi tuần, và một người đồng hành đủ thấu hiểu để cùng bạn đi qua từng chặng đường.

Nếu bạn đang ấp ủ một ý tưởng sách nhưng vẫn băn khoăn chưa biết lịch trình bận rộn của mình có thể xếp vừa 2 tiếng mỗi tuần hay không, hãy liên hệ với một đơn vị hay cá nhân đồng hành viết sách và chia sẻ băn khoăn của mình. Họ sẽ cùng bạn vẽ ra một lộ trình thời gian thực tế và tối ưu nhất cho riêng bạn.

Mình là Tú Nhi.

Mình chia sẻ về nghề chấp bút, viết sách và cuộc sống của một solo expert.

Bạn có thể xem thêm các nội dung khác của mình ở Facebook cá nhân hoặc các bài khác trang blog này.

Chúc bạn một ngày tốt lành!