Ở giai đoạn đầu của một dự án đồng hành viết sách, nhìn vào một file Google Docs trắng tinh với yêu cầu phải lấp đầy bằng một bản thảo dài chừng 50.000 chữ, bất kỳ ai cũng cảm thấy ngợp. Cảm giác ấy hệt như khi bạn đổ một hộp puzzle hàng ngàn mảnh ra sàn nhà: ngổn ngang, rời rạc và chẳng biết bắt đầu từ đâu. Nhưng cách chơi trò ghép hình này thực ra rất đơn giản. Bạn không gõ một lèo 50.000 chữ từ hư không, mà là thu gom, nhặt nhạnh từng mảnh ghép rồi tỉ mẩn ráp chúng lại với nhau để tạo thành một thực thể hoàn chỉnh. 

Để hoàn thành bức tranh 100% chất liệu cho bản thảo, mình chia công việc thu thập chất liệu thành 4 giai đoạn, tương ứng với 4 mảnh ghép chính theo tỷ lệ: 

• Tìm mảnh 20% đầu tiên
• Tìm tiếp mảnh 40% 
• Tìm tiếp mảnh 30%
• Hoàn thiện bức hình với mảnh 10% còn lại

Hãy để mình giải thích từng mảnh ghép một ngay sau đây.

Mảnh ghép đầu tiên: 20% từ kho chất liệu có sẵn 

Mọi trò chơi xếp hình đều phải bắt đầu từ những mảnh ghép dễ tìm nhất. Bất kỳ tác giả nào khi tìm đến dịch vụ chấp bút cũng đều đã sở hữu sẵn một kho chất liệu ngầm: từ những bài viết, video từng đăng trên Facebook, LinkedIn; những khóa học online đã được đóng gói bài bản; cho đến các file tài liệu, slide giảng dạy nội bộ tích lũy qua nhiều năm làm nghề.

Lấy được 20% chất liệu đầu tiên này là bước đệm quan trọng để mình hiểu được bộ khung cơ bản của bức tranh. Tuy nhiên, đời không như là mơ, bởi không phải kho chất liệu của tác giả nào cũng dồi dào và sẵn sàng để ráp ngay vào chỗ trống. Sẽ có những khoảng trống tư duy cần được lấp đầy, và lúc này, nghệ thuật đặt câu hỏi chính là chiếc kính lúp để tìm kiếm.

Ở bước này, mình không thích gì hỏi nấy hay hỏi cho có. Mỗi câu hỏi gửi đi đều chứa đựng những dụng ý rất cụ thể để phục vụ cho trò chơi ghép hình:

• Hỏi để khai thác sâu hơn câu chuyện cá nhân, góc nhìn riêng, cảm xúc, suy nghĩ hay những mâu thuẫn ẩn giấu trong đầu và hành trình chiêm nghiệm của tác giả.
• Hỏi để làm rõ những thông tin còn mù mờ, hoặc xác nhận lại những mảnh ghép còn nghi ngờ.
• Hỏi để lấp đầy những phần còn khuyết trong một bố cục đang dần thành hình.
• Và quan trọng nhất là làm sao để tác giả hiểu được dụng ý phía sau mỗi câu hỏi đó.

Để việc đặt câu hỏi thu được kết quả tốt nhất, mình thường làm 3 việc sau:

1. Giúp tác giả nắm nhanh bối cảnh

Mình luôn mô tả bối cảnh liên quan, để tác giả biết họ đang ở đâu trong hành trình, bức tranh toàn cảnh là gì. Các tác giả đều rất bận rộn, có thể họ vừa bước ra khỏi một cuộc họp căng thẳng và mở bộ câu hỏi của mình lên để “trả bài”. Mình giúp họ “vào nhịp” nhanh hơn chỉ bằng cách tóm tắt lại bối cảnh và tình hình.

2. Giúp tác giả hiểu ngay mục đích của mình

Mình cố gắng giải thích cho tác giả biết mục đích của mình trong từng câu hỏi. Biết mình hỏi để làm gì, họ sẽ trả lời rõ ràng và chính xác hơn.

3. Giúp tác giả hiểu bản chất của câu hỏi

Mình ghi rõ rằng các câu hỏi chỉ mang tính gợi mở giúp họ suy nghĩ. Anh hoặc chị ấy hoàn toàn có thể chia sẻ rộng hơn ngoài phạm vi câu hỏi, hoặc thoải mái bỏ qua những câu không có nhiều nội dung, không biết trả lời thế nào, hay chưa hiểu ý. 

4. Giúp tác giả giải tỏa áp lực “trả bài”

Mình luôn gói gọn bảng câu hỏi trong khoảng 10 đến 12 câu, tuyệt đối không làm dài hơn. Hỏi nhiều quá tác giả nhìn vào sẽ ngán và dễ rơi vào trạng thái trì hoãn.

5. Giúp tác giả giảm tải việc ghi âm quá nhiều

Nếu nội dung câu trả lời đã có trong một file tài liệu nào đó, các tác giả hoàn toàn có thể gửi nó cho mình và không cần ghi âm thêm.

Nhìn chung, thông qua cách đặt câu hỏi, mình cố gắng để giảm việc cho tác giả, cũng như tạo điều kiện thuận lợi nhất cho họ hoàn thành. Đôi khi mình cũng nhờ AI gợi ý danh sách các câu hỏi, nhưng kinh nghiệm của mình là chúng chỉ mang tính chất tham khảo. Rất nhiều lần, sau khi đọc xong các gợi ý từ AI, mình lại lọ mọ tự soạn câu hỏi cho tác giả. Vốn dĩ, AI không thể nào hiểu tình hình thực tế bằng mình được, mà cố gắng giải thích cho nó hiểu thì quá mất thời gian, nên mình tự làm – vừa nhanh vừa đúng nhu cầu hơn.

Mảnh ghép thứ hai: 40% từ file ghi âm

Khi các mảnh ghép cơ bản đã nằm đúng vị trí, chúng ta cần tìm thêm một khối lượng lớn nguyên liệu để bức hình dần hiện hình. Bước tiếp theo là thu thập thêm 40% chất liệu sống thông qua các đoạn ghi âm trò chuyện, nâng tổng khối lượng tư liệu thu về lên mức 60%.

Quy trình xử lý mảnh ghép này đòi hỏi sự kết hợp giữa thủ công và công nghệ: 

• Bước 1: Tự nghe trước và ghi chú những điểm sáng
• Bước 2: Bỏ file vào Memobot để trích xuất transcript tự động
• Bước 3: Dùng AI để làm sạch bản transcript đó
• Bước 4: Ráp vào bản thảo
• Bước 5: Ghi chú những chỗ cần hỏi rõ hay thảo luận thêm

Cần phải nhấn mạnh rằng, việc dùng AI ở đây phải cực kỳ cẩn trọng: AI chỉ được phép loại bỏ những từ bị lặp vô nghĩa, dự đoán các thuật ngữ tiếng Anh hoặc từ phát âm không rõ, tuyệt đối không được để AI can thiệp quá nhiều làm thay đổi cách dùng từ và thứ tự lập luận của tác giả.

Ở bước 4 và 5, sau khi có trong tay bản transcript sạch, mình sẽ đối soát lại với khung bố cục dự kiến để xác định rõ mảnh ghép này còn đang thiếu hụt ở vị trí nào, từ đó chuẩn bị cho buổi họp sắp tới đúng trọng tâm hơn. 

| Xem thêm: Chấp bút sách: Nỗi lo viết không ra giọng văn tác giả

Ảnh: Eren Li, pexels

Mảnh ghép thứ ba: 30% từ các buổi họp 

Khi đã nắm chắc 60% dữ liệu trên bàn, 30% chất liệu mấu chốt tiếp theo (nâng tổng dung lượng lên 90%) sẽ được thu hoạch trực tiếp thông qua các cuộc họp phỏng vấn sâu.

Bí quyết để các cuộc họp này không bị lan man chính là sự chuẩn bị kỹ càng. Từng chỗ cần hỏi lại hay cần thảo luận thêm đều được mình đánh dấu đỏ rõ ràng trong tài liệu, đồng thời lên sẵn trình tự làm việc cho cuộc họp. Khi bước vào buổi họp, mình chỉ việc đi thẳng vào trọng tâm. Người chấp bút chuẩn bị kỹ lưỡng bao nhiêu thì cuộc họp sẽ diễn ra ngắn gọn và hiệu quả bấy nhiêu.

Có một kinh nghiệm mà mình rút ra sau nhiều dự án là người chấp bút nên bắt tay ráp 30% này vào bản thảo ngay sau buổi họp, càng sớm càng tốt. Ví dụ, nếu tối thứ Hai mình vừa họp xong với tác giả và cấu trúc của chương đó đã định hình phần lớn trong đầu, mình sẽ dành trọn vẹn ngày thứ Ba để ngồi viết ngay bản thảo chương đó. Nếu để kéo dài qua tuần sau hay tháng sau, mình sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để “bắt” lại mạch tư duy cũ, từ cấu trúc, bản đồ chất liệu cho đến mạch cảm xúc chân thật của buổi nói chuyện.

Để rút ngắn tối đa thời gian từ khâu khai thác chất liệu đến trang viết thực tế, cá nhân mình lựa chọn không sa đà vào việc trau chuốt các file mindmap màu mè. Bản thảo chính là thành phẩm cuối cùng của trò chơi xếp hình, nên thay vì dành thời gian làm đẹp mindmap, mình tập trung toàn bộ năng lượng cho việc ghi chú nhanh và chuyển hóa dữ liệu thành văn bản. Theo hướng này, file xmind đã biến thành một công cụ hỗ trợ mình trong khâu thu thập chất liệu thay vì phát thảo bố cục chi tiết.

Ngoài ra, nếu trước đây mình thường viết mỗi một chương trên một file riêng, hoặc mỗi chương trên một tab riêng trên cùng một file thì giờ đây mình chỉ xử lý trên 1 tab duy nhất. Điều này cũng giúp mình tiết kiệm được khá nhiều thời gian.

(Viết đến đây tự nghĩ liệu mình có đang đi quá sâu vào chi tiết, khiến bài viết khó hiểu không nhỉ. Nếu có thì bạn thông cảm nha :D)

Mảnh ghép cuối cùng: 10% còn lại ở bước biên tập

Chỉ khi xắn tay vào viết bản thảo, bắt các mảnh ghép khớp vào nhau, mình mới bắt đầu nhìn thấy rõ những khoảng hở còn sót lại. Lúc này, mình sẽ đánh dấu lại những điểm hổng đó bằng cách bôi đỏ và để lại comment trực tiếp trên file.

Khi đi đến bước này, mình đã hoàn thành được 90% bản thảo. Về cơ bản là bản thảo hoàn chỉnh rồi, sẵn sàng gửi cho tác giả đọc để chỉnh sửa. Quá trình này thường kéo dài từ vài tuần đến… vài tháng. Mình ước lượng chất liệu được bổ sung thêm trong giai đoạn này tuy không nhiều (10% trên tổng số) nhưng cực kỳ quan trọng, giúp bản thảo trở nên hoàn thiện.

Ở các buổi họp tiếp theo, mình sẽ mang những điểm bôi đỏ này ra trao đổi nhanh với tác giả, hoặc báo tác giả tự điền bổ sung trực tiếp vào bản thảo. Khi mảnh ghép cuối cùng này được lấp đầy, bức tranh bản thảo 50.000 chữ chính thức hoàn thành trọn vẹn.

Khi trò chơi xếp hình gặp thử thách

Nói về quy trình 4 bước ghép hình với các con số 20% + 40% + 30% + 10% = 100% nghe có vẻ rất ngăn nắp, nhưng thực tế công việc chấp bút chưa bao giờ là một trò chơi dễ dãi. Bốn giai đoạn bên trên thực chất chỉ mang tính chất tương đối. Trong thực tế triển khai, vô số tình huống oái oăm có thể xảy ra:

• Nếu tác giả hoàn toàn không có tài liệu đóng gói trước (không khóa học, không slide, không bài viết mạng xã hội hay podcast), việc tìm mảnh ghép 20% đầu tiên sẽ là một thử thách.
• Nếu tác giả bận rộn đến mức không có lấy một khoảng trống thời gian để tự ghi âm trả lời, mảnh ghép 40% coi như không thể thực thi theo đúng kế hoạch.
• Nếu tác giả thậm chí không thể sắp xếp được thời gian để họp hành phỏng vấn, tiến độ của trò chơi xếp hình sẽ gần như dậm chân tại chỗ.
• Và nếu sau khi viết xong, tác giả không có thời gian đọc lại bản thảo thì mảnh ghép cuối cùng cũng khó lòng được nghiệm thu trọn vẹn.

Thực ra, người làm nghề chấp bút không có sẵn một công thức vạn năng cho mọi tình huống phát sinh. Thứ duy nhất giúp trò chơi xếp hình đi đến đích chỉ gói gọn trong 4 chữ luôn nằm sẵn trong đầu: “Linh hoạt, chủ động” và “tuỳ cơ ứng biến”.

Ảnh: Tima Miroshnichenko, pexels

Nhìn rộng ra, việc ráp nối một cuốn sách thông qua trò chơi xếp hình này cũng có những nét tương đồng thú vị với các loại hình nghệ thuật khác. 

Bạn có thể thấy nó giống như một hành trình điêu khắc: Bạn đắp lên từng mảng chất liệu theo đúng trình tự, qua mỗi vòng thì bức tượng tri thức dần thành hình, và đến bước cuối cùng, bạn chỉ cần tỉ mẩn trau chuốt lại từng chi tiết nhỏ cho thật sắc sảo. 

Bạn cũng có thể thấy nó cũng giống như cách một họa sĩ vẽ một bức tranh: phác thảo những nét thô đầu tiên để định hình tỷ lệ, sau đó phác thảo chi tiết hơn để từng mảng hiện lên rõ ràng, và cuối cùng mới đặt những nét cọ tỉa tót cuối cùng.

Công việc thường nhật của mình là đồng hành cùng các chuyên gia để đóng gói tài sản tri thức của họ dưới dạng sách. Dù đối với các thể loại khác như hồi ký hay tự truyện, cách chơi có thể biến tấu đôi chút, nhưng cách thu thập từng mảnh ghép qua 4 giai đoạn vẫn có rất nhiều điểm tương đồng. Bởi lẽ, bất kể là cuốn sách nào, thành phẩm cuối cùng vẫn luôn là kết tinh của việc kiên nhẫn nhặt nhạnh và ráp nối từng mảnh nhỏ từ chính trí tuệ và trải nghiệm của tác giả.

Mình là Tú Nhi.

Mình chia sẻ về nghề chấp bút, viết sách và cuộc sống của một solo expert.

Bạn có thể xem thêm các nội dung khác của mình ở Facebook cá nhân hoặc các bài khác trang blog này.

Chúc bạn một ngày tốt lành!