Cuối năm 2021 là một cột mốc thú vị khi tôi bắt đầu trở thành “Trưởng ban tổ chức” bất đắc dĩ cho các chương trình đào tạo offline nặng đô. Và kể từ giây phút đó, tôi đã “sưu tầm” thêm hàng loạt trải nghiệm đáng nhớ, đánh dấu một sự khai phá mới bên trong mình. Bài viết nhằm mục đích lưu giữ những kỷ niệm khó quên trong quá trình tổ chức, đồng thời cũng là để đúc kết những gì tôi học được qua trải nghiệm này. Dù bài này được viết cho chính mình, nhưng tôi vẫn rất vui nếu nó có thể mang đến năng lượng tích cực hay động lực, cảm hứng nào đó cho bạn. 

NỖ LỰC TẬN CÙNG: ĐỂ BIẾT GIỚI HẠN MÌNH ĐẾN ĐÂU 

Vào thời điểm mới nhận nhiệm vụ, tôi thật sự hoang mang vì độ khó của chương trình. Đây là một chương trình đào tạo truyền động lực với vô số kỹ thuật NLP, coaching và thậm chí thôi miên được sử dụng xen kẻ. Nhịp độ chương trình khá nhanh với những khoảng thời gian nghỉ ngơi hiếm hoi được canh từng phút một. Học viên bắt đầu học từ tinh mơ (khoảng 4h30 sáng) đến tận đêm khuya (kỷ lục là quá 2 giờ đêm) suốt trong 2 ngày. Trong từng phần, cả Trainer, học viên, Ban tổ chức đều phải căng người căng não, dùng hết năng lượng thể chất và tinh thần của mình để hoàn thành nhiệm vụ. 

Một số thử thách chính cho tôi là:

. Tôi chưa từng tham gia tổ chức chương trình nào nặng ký như thế này (ngoài việc tham gia chương trình của đơn vị khác với tư cách học viên), nói chi là làm lead cả một chương trình gần 150 người, bao gồm cả ban hậu cần.

. Team tổ chức chương trình trước đó đã off từ rất lâu và không để lại bất cứ form biểu mẫu, quy trình hay hướng dẫn nào. Nói nôm na thì tôi gần như không có gì trong tay để tham khảo. 

. Trong 2 năm dịch dài đăng đẳng, công ty không tổ chức bất cứ chương trình offline nào. Đây là chương trình khởi động đầu tiên để lấy đà cho các chương trình tiếp theo.

. Chương trình này được tổ chức gần như song song và/hoặc nối tiếp cùng 2 chương trình khác là lễ khai trương và buổi tốt nghiệp hoành tráng sau đó nên nguồn nhân lực cả công ty cũng bị chia 5 xẻ 7. 

. Thời gian chuẩn bị cho chương trình khá gấp rút. Tôi cùng team phải vắt chân lên cổ để chạy hết tốc lực. Vào ngày cuối cùng trước sự kiện, tôi và một số bạn phải cuốn gói lên ăn uống ngủ nghỉ luôn tại công ty, sau khi vật lộn với đống đồ hậu cần, học cụ học liệu đến hơn 1 giờ sáng để chuẩn bị 5 giờ sáng hôm sau đón học viên, checklist đồ lên xe. 

Vậy là tôi không còn cách nào khác là phải vận dụng hết nơ-ron thần kinh để xây dựng quy trình tổ chức trong thời gian khiêm tốn và áp dụng nó ngay trong chương trình lần này. Tôi bắt đầu bằng việc lên checklist công việc, dụng cụ, nhân sự, chi phí dự trù, timeline chương trình, tìm kiếm và làm việc với các supplier, in ấn POSM và hàng núi công việc khác. Không chỉ điều phối, giao việc, hướng dẫn, đốc thúc nhân sự, tôi buộc phải xắn tay áo làm cùng mọi người trong từng khâu nhỏ nhất. Khách quan mà nói, nhờ kinh qua một “điệp vụ (trông có vẻ) bất khả thi” như thế mà tôi được cấp trên đánh giá cao năng-lực-thực-thi cũng rất ra gì và này nọ. 

HUY ĐỘNG TRỢ LỰC: MỘT CÂY LÀM CHẲNG NÊN NON 

Dù là người chịu trách nhiệm sau cùng cho khâu tổ chức nhưng tôi phải thừa nhận rằng mình cũng sẽ không làm được gì nếu không có sự đồng lòng, hỗ trợ từ rất nhiều người, bao gồm các bạn trong team cũng như các bạn đến từ phòng ban khác.

Một cây làm chẳng nên non

Ba cây chụm lại nên hòn núi cao

Ở đây không chỉ có 3 cây mà có rất nhiều “cây” cùng tôi ra trận. Tôi thật sự biết ơn vì những nguồn lực đã đến để giúp sức khi tôi cần nhất. Trong đó phải kể đến cô gái lead team telesales từng có kinh nghiệm làm việc trong ngành du lịch. Bạn biết đấy, với một chương trình offline tổ chức ở một khu du lịch cách xa Sài Gòn thì chắc chắn cần phải thuê xe đưa đón, làm việc với nơi lưu trú để sắp xếp phòng ốc, ăn uống cho gần 150 con người. Cô gái ấy đã vận dụng các kỹ năng trong du lịch để cùng tôi xử lý việc này. Mãi đến sau này tôi vẫn thầm biết ơn sự hỗ trợ của cô gái, và giữ mối quan hệ tốt đẹp với em đến tận bây giờ.

Ngoài ra, tôi còn được các bạn trong team cũng như ngoài team đồng hành và hỗ trợ hết lòng, dù chưa ai có kinh nghiệm làm các công việc tương tự. Một chương trình nặng đô hết di chuyển từ hội trường ra bãi cỏ, rồi thiền hành đều được thực hiện trong khuôn viên rộng lớn của khu du lịch đòi hỏi ban tổ chức phải chạy bở hơi tai, dẫu có sự hỗ trợ của xe điện và cả… xe đạp mượn được từ nhân viên resort. Học viên và trainer đi đến đâu phải có dàn âm thanh, nước nôi và hàng tá thứ khác đi đến đó. Ban tổ chức, trừ bạn chỉnh nhạc ra, thì gần như chạy liên tục đến rã chân. Nhìn ai cũng vất vả mà thương ơi là thương! 

TRẢI NGHIỆM QUÝ GIÁ: CỰC THÌ NHỚ, SƯỚNG THÌ QUÊN 

Nhìn lại những gì đã trải qua, tôi rút là một điều là: Chúng ta có xu hướng quên đi những trải nghiệm vui sướng hạnh phúc, và nhớ mãi khoảng thời gian vất vả nhất. Thành tựu đạt được từ những nỗ lực đến tận cùng sẽ được ta trân trọng và ghi nhớ nhiều nhất. Ví dụ như:

. Tôi đã tham gia một khoá học dịch thuật, và trầy trật lắm mới nhận được tấm bằng loại giỏi. Dẫu tham gia bao nhiêu khoá, nhưng đây là tấm bằng tôi trân trọng nhất, vì tôi phải lên bờ xuống ruộng để có được nó. 

. Tôi từng đi nhiều chuyến du lịch khác nhau, thăm nhiều nơi khác nhau, cùng những con người khác nhau. Thế nhưng các chuyến trekking “để đời” đổ mồ hôi sôi nước mắt mới để lại những ký ức khó quên nhất chứ không phải những chuyến nghỉ dưỡng 4-5 sao. 

. Tôi từng đảm nhận nhiều nhiệm vụ, vai trò khác nhau nhưng lần “chơi lớn” với các chương trình offline cực đến tận dụng thế này mới khiến tôi thật sự tự hào, không phải bởi sự công nhận của bất kỳ ai, mà là cảm giác chiến thắng chính mình.

Đó là chưa kể những kỷ niệm vui mà tôi lượm lặt suốt cuộc hành trình.

Nhớ có lần chương trình tổ chức ở Phú Quốc, sau ngày đào tạo đầu tiên mệt rã rời, tôi lê bước về phòng lúc hơn 1 giờ sáng và chìm vào giấc ngủ chập chờn trong tư thế chuẩn bị sẵn sàng để dậy 5 giờ sáng hôm sau. Vâng, “tư thế sẵn sàng” ở đây nghĩa là tôi mặc sẵn đồng phục, để sẵn giày vớ và một số vật dụng cần thiết khác ở bàn để sáng dậy là đi ngay mà không mất nhiều thời gian chuẩn bị. Trong tình hình đó thì 1-2 phút ngủ thêm cũng quý lắm rồi. Ấy thế mà khoảng 4 giờ sáng tôi bật dậy như một cái máy, xỏ giày, với lấy túi, mở cửa phòng đi thẳng đến địa điểm khởi động đầu ngày đã chuẩn bị sẵn cho học viên. Tôi đi được nửa đường thì nhận ra trời vẫn còn tối đen, nhìn lại đồng hồ thì vẫn còn tận 30 phút nữa mới cần dậy. Tôi lắc đầu tự cười chính mình rồi quay lại phòng… ngủ tiếp. Bị ám ảnh vậy luôn!

Một lần khác tôi tham gia quy trình thôi miên khá thú vị của một Head Coach nổi tiếng người Singapore và đã trực tiếp chứng thực khả năng tuyệt vời của não bộ con người khi có thể biến thành “thanh thép” theo nghĩa bóng – cơ thể người được thôi miên cứng lại đến mức người ta có thể bê người đó đặt lên 2 chiếc ghế và cho một người nặng hơn 100 ký bước lên mà không hề hấn gì. Trong quy trình này, tôi còn chứng kiến một học viên nữ lớn tuổi bị “năng lượng tối” nhập vào người và phát ra giọng cười ghê rợn cùng những tràng tiếng Hoa mà tôi chẳng hiểu mô tê gì. Học phần ấy kết thúc cũng hơn nửa đêm, tôi trở về căn phòng trong khu Villa cách đó mấy trăm mét, đi trong bóng tối giữa hai hàng Villa và cây cối um tùm, vừa đi vừa tưởng tượng nếu người phụ nữ kia mà nhảy ra trước mặt thì tôi chỉ có nước bất tỉnh nhân sự tại chỗ để bảo toàn trái tim mong manh mềm yếu của mình.

Lại nhớ có lần tổ chức chương trình ở Long Hải, do một vài sơ suất trong khâu chuẩn bị mà số người tham gia vượt quá sức chứa của hội trường. Chúng tôi phải chạy đôn chạy đáo tìm quạt, rồi nào là nước đá, rồi nào là thuê dàn máy lạnh khuẩn cấp để làm dịu không khí nóng nực bên trong dù phải trả thêm một số tiền không nhỏ. Vài học viên mất sức tụt đường cần được bổ sung trà đường. Một học viên kiệt sức nôn ngay tại chỗ mà vẫn kiên quyết hoàn thành phần học đến cùng trong khi chúng tôi xử lý bãi nôn của chị ngay bên cạnh. Resort hết phòng, team tổ chức phải xếp cá mòi ngủ ngay trước bàn tiếp tân. Lắm khi vì lý do khách quan, thứ tự các phần học thay đổi hoặc phát sinh thêm, anh em ban tổ chức cũng tìm nhiều cách xử lý cho ổn thoả. 

Tôi nhớ mãi cảm giác nửa bình yên nửa trống trải khi một mình dạo bước trong khuôn viên resort lúc 2 giờ khuya, trong khi canh phần học cuối cùng đang diễn ra trong hội trường. Màn đêm đen kịt trùm lên những hàng cây và các dãy phòng, bên trên là bầu trời bao la với làn gió mát nhẹ, còn ngoài kia là ánh đèn đường lặng lẽ dịu dàng. Một cảm giác được kết nối với nguồn lăng lượng lớn hơn diễn ra trong tích tắc, đi kèm những cảm giác khó gọi tên nhưng không thể nào quên. Chú thích thêm là dẫu có cảm giác kết nối thiêng liêng đó, sau chuyến đi tôi cùng nhiều bạn trong team vẫn… dính Covid như thường, vì trước đó xả thân dầm mình 2 ngày trong hội trường kín với hơn trăm con người mà không ai đeo khẩu trang (nếu đeo chắc ngộp thở xỉu trước khi Covid tấn công).

Trải qua một hành trình với đầy khó khăn, thử thách nhưng cũng không thiếu những kỷ niệm vui, tôi đúc kết được nhiều bài học quý báu cho bản thân:

Thứ nhất, thành công của một chương trình hay dự án đến từ sự nỗ lực của cả một tập thể. Hãy trân trọng và biết ơn những nhân duyên đã đến để trợ lực cho bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Thứ hai, trải nghiệm vất vả cùng cực và nhiệm vụ khó nhằn sẽ tôi luyện nghị lực, giúp bạn mạnh mẽ bản lĩnh hơn. Trên hết thảy, bạn sẽ nhận ra những tiềm năng ẩn giấu bên trong chính mình.

Thứ ba, tất cả những con người bạn gặp, những sự việc bạn trải qua đều mang một thông điệp nào đó. Lắng mình lại để suy ngẫm, bạn sẽ nhận ra được rất nhiều điều. 

Tôi biết ơn những trải nghiệm đã qua để có tôi của ngày hôm nay, trưởng thành và sâu sắc hơn!

P/s: Dẫu biết ơn rất nhiều, nhưng tôi cũng không mong sau này mình còn trải qua cảm giác bất lực khi quá nửa đêm mà vẫn ngồi giữa bãi chiến trường với hàng đống vật dụng chưa đóng thùng và hàng tá việc chưa xong, trong khi học viên đã chìm vào giấc ngủ say với tinh thần hừng hực chuẩn bị cho buổi sớm mai tham gia một chương trình đào tạo đặc biệt có thể để lại dấu ấn sâu đậm trong cuộc đời họ.